La gestion des dossiers patients est un aspect fondamental de la pratique des psychologues en libéral. Ce n’est pas seulement un outil de suivi, mais aussi une obligation légale visant à protéger les données sensibles des patients et à garantir la continuité des soins.
Mais quelles sont les règles précises à respecter ? Combien de temps doit-on conserver un dossier patient, tout en incluant les obligations en matière de sécurisation des données et d’hébergement.
Dans cet article, on fait le point sur la réglementation en vigueur et les bonnes pratiques pour garantir une gestion conforme et sécurisée des dossiers patients.
Pourquoi la gestion des dossiers patients est une obligation légale ?
Les dossiers patients contiennent des informations médicales et personnelles sensibles. Leur gestion est donc encadrée par la loi, notamment via :
- Le secret professionnel : toute information recueillie auprès d’un patient est confidentielle et ne peut être partagée sans son consentement.
- Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : impose des règles strictes pour la collecte, le stockage et la suppression des données personnelles.
- Les recommandations de la CNIL : définissent les bonnes pratiques pour protéger les données de santé et éviter tout usage abusif.
Combien de temps conserver un dossier patient ?
La durée de conservation d’un dossier patient dépend de plusieurs critères :
Durée minimale légale
Un psychologue, selon le cadre dans lequel il exerce, comme libéral, n'est pas nécessairement obligée de tenir un dossier de suivi, mais s'il le fait, celui-ci doit répondre au critères suivant :
- Un psychologue doit conserver un dossier au moins 10 ans après la dernière consultation.
- Pour un patient mineur, le dossier doit être conservé jusqu’à ses 28 ans (10 ans après la majorité).
- impose 20 ans de conservation pour les dossiers médicaux des établissements de santé (hôpitaux, cliniques…).
- 20 ans : En cas de précaution maximale, alignement avec hôpitaux ou exercice en son sein. ( Article R.1112-7 du Code de la santé publique)
Destruction des dossiers
Lorsque ce délai est écoulé, les dossiers doivent être supprimés de manière sécurisée :
- Pour un dossier papier : destruction physique (shredding, broyeur, incinération contrôlée, etc.).
- Pour un dossier numérique : suppression irréversible des fichiers (non récupérables sur un serveur).
Les obligations de sécurité et de confidentialité
Gérer un dossier patient implique une responsabilité en matière de protection des données.
Sécurisation des données et RGPD
- L’accès doit être strictement limité : seuls le psychologue et le patient doivent pouvoir y accéder.
- Le stockage doit être sécurisé : éviter d’enregistrer ces informations sur un ordinateur non protégé.
- Une protection contre les fuites est essentielle : chiffrement des données et authentification renforcée.
Hébergement HDS
Les données de santé doivent être stockées chez un Hébergeur Agréé Données de Santé (HDS) afin de garantir :
- Une protection contre les cyberattaques.
- Un accès contrôlé et journalisé.
- Une conformité aux réglementations françaises et européennes.
Aujourd’hui, la plupart des plateformes respectent ces exigences, à la fois RGPD et HDS, comme Doctolib, Maiia, les plateforme plus spécifique comme Perfactive, Itaiki, et enfin Solynae.
En bref, comment s’assurer d’être en conformité ?
Bonnes pratiques
- Informer les patients sur l’usage de leurs données.
- Utiliser un système sécurisé conforme au RGPD et aux normes HDS.
- Limiter l’accès aux dossiers et éviter leur stockage sur un ordinateur personnel non protégé.
Outils recommandés
| Solution | Sécurisation RGPD & HDS | Stockage sécurisé | Prix |
|---|---|---|---|
| Google Docs / Evernote | ❌ Non | ❌ Non sécurisé | Gratuit |
| Doctolib / Maiia | ✅ Oui | ✅ Oui | Élevé |
| Itiaki, Perfactive, Thérapiz | ✅ Oui | ✅ Oui | 25–29 €/mois |
| Solynae | ✅ Conforme RGPD & HDS | ✅ Environnement HDS | 0 € |
L’autocomplétion et les bases médicales : un atout pour structurer ses notes
Quels avantages ?
- Gain de temps : plus besoin de taper manuellement des termes médicaux longs ou complexes.
- Fiabilité accrue : réduction des erreurs de saisie et standardisation des notes.
- Interopérabilité : un dossier structuré facilite les échanges avec d’autres professionnels.
Bases de données utilisées
- ANSM (médicaments)
- CIM-10, SNOMED, CISP-2 (diagnostics et classifications)
- FHIR, LOINC (interopérabilité des données médicales)
Seules quelques plateformes avancées comme Doctolib et Maiia proposent ces fonctionnalités.
Chez Solynae, nous développons progressivement ces outils pour aider les psychologues à mieux organiser leurs dossiers patients.
Un dossier patient bien géré pour une pratique plus sereine
Un dossier patient conforme est une protection pour le psychologue autant que pour le patient.
- Il assure une meilleure organisation et un accès rapide aux informations.
- Il garantit la confidentialité et la sécurité des données sensibles.
- Il permet de réduire la charge administrative en automatisant certaines tâches.
Chez Solynae, nous pensons que la gestion des dossiers patients doit être simple et accessible. C’est pourquoi nous proposons un outil complet, sécurisé et conforme aux normes légales, à 0€, sans engagement.
📌 Pour aller plus loin
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Sources
• Code civil, art. 2224 – prescription civile (10 ans)
• CNIL – Bonnes pratiques pour les professionnels de santé en libéral
• CNCDP – Avis déontologique n°2016-165 (recommandation de conservation 10 ans)
• Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – Règlement UE 2016/679
• Code de la santé publique – Article R.1112-7 (établissement de santé public ou privé)
