L’agenda est le cœur de votre organisation. Il structure vos journées, assure une gestion fluide des consultations et vous permet de maîtriser votre planning en toute simplicité. Ce guide vous accompagne dans la configuration complète de votre agenda : de sa création à la gestion des rendez-vous et rappels.
1. Créer et organiser son agenda
Avant de gérer vos disponibilités, commencez par créer un agenda adapté à votre activité.
Ajouter un nouvel agenda
- Accédez au menu latéral > Dashboard > Agenda.
- Cliquez sur Créer un agenda.
- Renseignez un nom pour cet agenda (ex. : "Consultations en cabinet", "Téléconsultations").
- Associez-le à un lieu de consultation.
- Définissez les paramètres de base :
- Horaires par défaut.
- Disponibilité en ligne (réservable par les patients ou non).
- Enregistrez.
📌 Vous pouvez créer plusieurs agendas pour organiser différents types de consultations. Chaque agenda doit être associé à une place de consultation.
2. Définir ses disponibilités et plages horaires
Votre agenda doit refléter votre rythme de travail. Définissez vos créneaux d’ouverture et ajustez-les selon vos besoins !
Ajouter une plage d’ouverture
- Accédez au menu latéral > Agenda > Modifier les ouvertures.
- Sur l'agenda, selectionnez une plage horaire en faisant glisser votre souris / curseur sur la plage horaire désirée.
- Définissez :
- Le titre (ex. : "Plage matin", "Consultations à domicile").
- Les horaires (début et fin).
- La récurrence (tous les lundis, la semaine, fin de récurrence ou non…).
- Associez cette plage à un ou plusieurs motifs de consultation.
- Enregistrez.
📌 Un agenda bien structuré et qui vous correspond réduit les ajustements constants.
3. Gérer les motifs de consultation
Chaque rendez-vous correspond à un motif précis. Définissez-les clairement pour optimiser votre organisation.
Ajouter un motif de consultation
- Accédez au menu latéral > Dashboard > Motifs de consultation.
- Cliquez sur Ajouter un motif.
- Associez le motif aux agendas désirés.
- Renseignez :
- Le nom du motif (ex. : "Consultation générale", "Suivi post-opératoire").
- La durée (15 min, 30 min…).
- Les modalités (fermeture des réservations, réservable par qui, paiement en ligne).
- Enregistrez.
📌 Un bon paramétrage des motifs permet une gestion plus fluide et un meilleur contrôle des créneaux disponibles.
4. Ajouter, modifier et annuler un rendez-vous
Désormais, votre agenda est en place, nous sommes à mi-parcours d'une maitrise complète, où le temps sera bientôt vôtre. Il est temps de gérer vos rendez-vous efficacement.
Ajouter un rendez-vous
- Accédez au menu latéral > Agenda.
- Sélectionnez un créneau horaire disponible et cliquez ou glissez pour Créer un rendez-vous.
- Renseignez :
- Le patient (sélectionner un existant ou en ajouter un nouveau).
- Le motif de consultation.
- La durée (préremplie selon le motif choisi).
- Activez l’envoi de rappels SMS ou emails si souhaité.
- Enregistrez.
Modifier ou déplacer un rendez-vous
- Accédez à l’agenda et cliquez sur le rendez-vous concerné.
- Ajustez l’horaire en cliquant sur la date et l'horaire, ou pour plus de visibilité sur l'agenda, cliquez sur "déplacer le RDV" sur le menu latéral droit. De retour sur l'agenda, une popup vous guide à vous déplacer sur l'agenda et cliquer sur un nouveau créneau.
- Vous pouvez également simplement, depuis l'agenda, faire glisser le rendez-vous au nouveau créneau souhaité.
- Enregistrez les modifications.
Annuler un rendez-vous
- Accédez au rendez-vous à annuler.
- Sélectionnez Annuler le RDV ou "Supprimer le RDV". Une notification sera envoyée au patient. Si le Rdv est annulé, il sera toujours visible sur votre agenda, barré et le créneau sera considéré "libre" à nouveau.
- Confirmez l’annulation.
📌 La gestion fluide des rendez-vous évite les erreurs et garantit une organisation optimale et un agenda qui peut se remplir à votre grès.
5. Activer les rappels et notifications
Les rappels automatisés limitent les oublis et améliorent la ponctualité des patients.
Configurer les notifications
- Accédez au menu latéral > Dashboard > Notifications.
- Sélectionnez l’agenda concerné.
- Activez ou désactivez :
- Rappels SMS (ex. : J-1 avant le rendez-vous).
- Emails de confirmation et de rappel.
- Personnalisez le message si nécessaire.
- Enregistrez.
📌 Un bon paramétrage des notifications améliore la gestion des rendez-vous et réduit les absences. Pour un controle totale des envoie par SMS, il vous est possible de les désactiver/activer totalement ou seulement pour certains patients depuis leur fiche
Finalisation
Votre agenda est opérationnel. Avant d’aller plus loin : ✅ Vérifiez que vos plages horaires sont correctement définies. ✅ Testez l’ajout d’un rendez-vous pour vous assurer que tout fonctionne. ✅ Passez à l’étape suivante : Gestion des patients et dossiers.
Besoin d’aide ? Consultez le Centre d’Aide ou contactez le support.
